Opvolging aanbevelingen accountant

Wij hebben begrepen dat u voornemens bent om naar een nieuwe financiële applicatie over te gaan met ingang van 2024. Wij adviseren u om een purchase to pay proces (conform observatie) in het bestek op te nemen en met uw nieuwe leverancier te bespreken zodat dit tijdig en juist ingericht is.

De implementatie van de nieuwe financiële applicatie verloopt volgens planning. De verplichtingenadministratie is hier onderdeel van.
Livegang per 1-1-2025. De verplichtingenadministratie zal dan niet direct over de volle breedte operationeel zijn.

Wij adviseren u om als onderdeel van het herzien van het inkoopproces een gestructureerd proces voor het opstellen, gebruiken en monitoren van (af)lopende inkoopbehoeften in te richten en dit vast te leggen in een aanbestedingskalender. Overigens biedt een goede aanbestedingskalender ook kansen door bijvoorbeeld inkoopvoordelen te behalen of samen met andere partijen in te kopen.

De aanbestedingskalender is thans voltooid. De kalender is nu een integraal onderdeel van het primaire inkoopproces. De kalender voldoet aan de wettelijke vereisten betreffende transparantie door middel van publicatie op TenderNed. Ter bevordering van het gebruik van de aanbestedingskalender als tactisch sturingsinstrument, wordt een hyperlink gepubliceerd op almelo.nl/ondernemersloket/inkoop. Door deze centralisatie van de publicatiebron wordt de consistentie en nauwkeurigheid van de informatie gewaarborgd.

Wij adviseren de gemeente om als onderdeel van de Planning & Control cyclus zelf periodiek een interne rechtmatigheidscontrole uit te voeren op de aanbestedingen. In december 2022 en januari 2023 hebben wij hiervoor gesprekken gevoerd en afspraken gemaakt met uw interne controleurs. Wij verwachten dat deze gesprekken en afspraken een bijdrage gaan leveren aan het controlerend vermogen van uw gemeente, en dan met name ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2023.

Er wordt interne controle uitgevoerd op het proces inkopen en aanbesteden inclusief spendanalyse. Primair ten behoeve van de bestrijding van onrechtmatige aanbestedingen is er daarnaast een nadruk gelegd op bronbestrijding. Er is een aanbestedingskalender geïntroduceerd en een verplichting ingesteld dat aanbestedingen enkel mogen worden gestart indien deze vergezeld gaan van een goedgekeurd budget en een startformulier. Daarnaast mogen aanbestedingen met een waarde boven de 50.000 euro niet zonder medeweten en advies van de inkoopafdeling worden uitgevoerd.

Gelet op de verantwoordingsvereisten voor wettelijke controles (waaronder gemeenten) en het aankomend rechtmatigheidsoordeel vragen wij uw aandacht voor het uitvoeren van een frauderisicoanalyse inclusief het definiëren en periodiek testen van beheersmaatregelen. Wij bevelen u aan om een schriftelijke frauderisicoanalyse inclusief beheersmaatregelen op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Deze analyse dient jaarlijks herzien te worden en de beheersmaatregelen dienen zichtbaar uitgevoerd te worden.

In het algemeen is er binnen de organisatie voldoende sprake van fraudebewustzijn en mitigerende maatregelen op operationeel niveau. De nota Fraudebeleid en de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik worden vastgesteld door het college. De raad wordt met een brief geïnformeerd. Binnen specifieke processen is gestart met een verdiepende analyse op voorkomen van misstanden.

Wij bevelen de gemeente aan om periodieke afstemming zichtbaar vast te leggen in Join.

Het aanpassen van het subsidiebeleid is nog niet gereed. Vooruitlopend op het aan te passen subsidiebeleid, is dit onderwerp extra onder de aandacht gebracht bij de betreffende adviseurs.

Wij adviseren de ASV van de gemeente Almelo te herzien en alle ervaringen welke er sinds die tijd zijn opgedaan mee te nemen.

Het plan van aanpak is door het college vastgesteld en de raad is met een raadsbrief geïnformeerd. De planning is erop gericht om
17 december 2024 de actualisatie van het subsidiebeleid door de raad te laten vaststellen.

Wij bevelen aan om plannen te maken voor het opzetten van een beleid op de prestatielevering van inkopen middels data-analyse. Gebruik deze risicoanalyse vervolgens voor de onderbouwing en het opzetten van een vastgesteld beleid omtrent de omgang en diepgang van prestatielevering in de eerst lijn van de inkoopfactuurverwerking binnen Donau. Daarnaast bevelen wij aan om in het nieuwe digitale factuurverwerkingssysteem die per
1 januari 2025 live gaat, het uploaden van documentatie omtrent prestatielevering te vereisen per individuele transactie.

Om dit te adresseren, zijn we van plan om beleid op te zetten voor prestatielevering bij inkopen, waarbij we gebruik zullen maken van data-analyse om risico's te identificeren en te beheren. Dit beleid zal de nodige diepgang en specificiteit bieden, afhankelijk van de omvang en aard van de transacties.

We zullen in ons nieuwe financieel systeem, dat vanaf
1 januari 2025 operationeel zal zijn, het uploaden van documentatie omtrent prestatielevering per individuele transactie overwegen, afhankelijk van het hiervoor genoemde op te stellen beleid.